Cover letter là gì? Làm thế nào để chinh phục được nhà tuyển dụng bằng cover letter?

253 Lượt xem

Trước khi mở tới bản CV thì cover letter sẽ là thứ đập vào mắt nhà tuyển dụng trước tiên, vì thế dù bạn có nhiều kinh nghiệm làm việc đến đâu nhưng lại không biết cách viết cover letter là gì thì chắc nhà tuyển dụng cũng chẳng thèm mở CV của bạn ra đọc nữa. Vậy chúng ta cần phải làm thế nào để có thể chinh phục được nhà tuyển dụng thông qua cover letter?

Cover letter là gì?

Cover Letter dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Đơn/Thư xin việc. Đây là một dạng thư ứng tuyển mà các ứng viên sử dụng để bày tỏ nguyện vọng, mong muốn của bản thân được ứng tuyển vào vị trí họ đang muốn làm việc cho nhà tuyển dụng đó. Cover Letter có thể đươc viết tay hoặc đánh máy, trong đó đề cập chính là đến lý do tại sao bạn lựa chọn doanh nghiệp để ứng tuyển và các điểm mạnh của bản thân, kỹ năng phù hợp để doanh nghiệp đó lựa chọn bạn chứ không phải những ứng viên khác.

cover letter là gì 1

Cũng giống như CV, Cover Letter vô cùng quan trọng, thậm chí đôi lúc nó còn quan trọng hơn và tác động tới việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn là CV. Thông thường trong bộ hồ sơ thì nhà tuyển dụng sẽ đọc thư xin việc trước, do đó việc quyết định có đọc tiếp CV hay không một phần cũng là từ ấn tượng với thư xin việc. Bạn cần thể hiện thật ngắn gọn, xúc tích và đầy đủ ý, có điểm nhấn thật ấn tượng, như vậy sẽ chinh phục được nhà tuyển dụng vỏn vẹn trong vòng 30 giây đầu tiên ngắn ngủi.

Nhiều người thường dành thời gian và sự chăm chút cho CV xin việc mà quên mất đi vai trò vô cùng quan trọng của lá thư xin việc. Nếu bạn không gửi kèm thư xin việc trong bộ hồ sơ ứng tuyển của mình thì có lẽ mức độ trúng tuyển của bạn sẽ bị giảm đi một nửa. Với một lá thư xin việc bạn có thể đủ sức tác động đến hành vi quyết định của nhà tuyển dụng cho việc bạn được đi tiếp vào vòng phỏng vấn hay không và bạn có phải là một trong những ứng viên tiềm năng mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm cho vị trí trống kia hay không. 

Để có thể hoàn thiện được một bộ hồ sơ ứng tuyển thì bạn cần phải có mọi thứ hoàn hảo đến từng chi tiết nhỏ trong đó, từ CV xin việc, thư xin việc hay bản sơ yếu lý lịch cùng những hồ sơ khác đi kèm. Không nên đánh giá mọi thứ cái nào quan trọng hơn cái nào, bạn cần phải hoàn thiện mọi thứ để góp phần làm cho tổng thể bộ hồ sơ trở nên hoàn hảo hơn, gia tăng sự cạnh tranh và mang lại cho bạn cơ hội bước tiếp vào vòng phỏng vấn hơn những ứng viên khác. Tuy nhiên, không nên liệt kê một cách lan man mà thay vào đó là những kỹ năng hỗ trợ công việc tốt nhất, đây sẽ là điểm giúp bạn được đánh giá cao hơn các ứng viên khác.

Ví dụ bạn muốn ứng tuyển vị trí manager hãy tìm hiểu  manager là gì bạn sẽ biết nhà tuyển dụng cần gì ở ứng viên và nên ghi những gì cần thiết nhất vào đơn xin việc/ CV của mình.

Chính vì vậy khi quyết định ứng tuyển vào một công việc nào đó và quyết định viết thư xin việc bạn nên thể hiện sự quyết tâm và sự chân thành nhất như vậy nhà tuyển dụng mới có thể nhận thấy được khát khao thực sự của bạn, cảm nhận được bạn trân trọng và mong muốn thiết tha có được công việc này như thế nào. 

Hãy cân bằng mọi thứ từ những chi tiết nhỏ nhất để góp phần làm nên sự hoàn hảo trong tổng thể hồ sơ xin việc của bạn, hãy làm mình trở thành ứng cử viên sáng giá nhất trong hàng trăm những hồ sơ khác, không nên đi theo những mẫu chung và những lối mòn cũ. 

Bố cục của cover letter:

Thông thường một cover letter sẽ có 4 đoạn như sau:

- Mở bài: 

cover letter là gì 2

Với đoạn mở bài đầu tiên này bạn sẽ cần trình bày họ tên, địa chỉ và số điện thoại, phòng ban của người nhận. Nội dung tiếp theo bạn cần triển khai đó là để trả lời cho các câu hỏi dưới đây:

+ Tại sao bạn lại viết thư xin việc vào vị trí này?
+ Vị trí mà bạn muốn ứng tuyển là gì?
+ Bạn biết đến thông tin tuyển dụng của công ty từ nguồn nào?

Với đoạn mở đầu này bạn chỉ nên viết ngắn gọn trong khoảng từ hai đến bốn câu mà thôi. 

- Thân bài:

Nội dung ở đoạn này là bạn cần phải trình bày thông tin khái quát về bản thân bạn bao gồm các thông tin cơ bản về: trường đại học, chuyên ngành mà bạn theo học tại đó, những kiến thức liên quan đến vị trí ứng tuyển để nhà tuyển dụng có thể nắm được sơ bộ về trình độ kiến thức chuyên môn của bản thân bạn đang ở mức độ nào. 

Ngoài ra khi ứng tuyển vào các vị trí cao như quản lý hay trưởng phó phòng thì bạn có thể liệt kê thêm những bằng cấp có liên quan như MBA, trình độ ngoại ngữ về TOEIC, TOFFEL,... hoặc những chứng chỉ và bằng cấp tương đương. Đây đều là những cơ sở để bạn có thể thể hiện sự cam kết trong công việc, trách nhiệm mà bạn cống hiến và theo đuổi trong con đường sự nghiệp này, điều mà mọi nhà tuyển dụng đều cần và muốn bạn thể hiện được cho họ thấy.

cover letter là gì 3

Bạn cũng có thể đưa thêm những kinh nghiệm làm việc, những hoạt động ngoại khóa mà bạn đã tham gia như làm tình nguyện viên cho một tổ chức phi lợi nhuận chẳng hạn. Tuy nhiên cái bạn cần nêu bật được đó chính là bạn đã tích lũy và trau dồi được những kinh nghiệm gì cụ thể thông qua những hoạt động đó và chúng giúp ích cho công việc mà bạn đang ứng tuyển như thế nào.  Hãy làm tất cả để thể hiện rằng bạn có những kỹ năng phù hợp và là người xứng đáng với vị trí đó nhé.

Sau cùng là bạn sẽ giải thích với nhà tuyển dụng tại sao bạn lại chính là người phù hợp mà họ đang tìm kiếm chứ không phải ai khác, nhắc lại và nhấn mạnh cho họ những ưu thế của bạn, kinh nghiệm làm việc của bạn phù hợp với vị trí đó như thế nào. Những giá trị mà bạn có thể mang lại cho họ khi bạn được nhận công việc và cống hiến cho công ty. Bởi lẽ nhà tuyển dụng luôn quan tâm đến những giá trị mà họ nhận được, chứ thực sự bạn thể hiện bản thân một cách thái quá thì cũng chưa hẳn đã gây được đủ ấn tượng với họ. Điểm mấu chốt là kết quả mà họ nhận được trong công việc khi có bạn là gì để có thể nhận bạn vào vị trí công việc này và trả lương cho bạn một cách tương xứng nhất. 

- Lời kết:

Trong phần kết này, bạn cần bày tỏ được lời cảm ơn chân thành với người đã dành thời gian đọc bức thư xin việc của bạn. Đồng thời bày tỏ mong muốn nhanh chóng nhận lại được phản hồi của họ về một cuộc hẹn gặp gỡ trực tiếp để trao đổi thêm về công việc và những điều mà bạn muốn thể hiện cho họ thấy.

cover letter là gì 4

- Phần bổ sung:

+ Cover letter nên được trình bày một cách rõ ràng và dễ dàng cho người đọc, thể hiện được sự logic và tự nhiên trong cách hàng văn chứ không phải là dập khuôn theo những mẫu có sẵn. Bạn nên bỏ qua những phong cách thiết kế cầu kì, phức tạp và những kiểu chữ in nghiêng hay in đậm. 

+ Tương tự như đối với CV, bạn nên thể hiện tốt nhất thư xin việc gói gọn trong một trang giấy. Nếu cần thiết bạn có thể chọn cách liên kết các mục có liên quan với nhau lại để lá thư trở nên cô đọng và súc tích hơn, tránh sự trình bày dàn trải và lan man không có trọng tâm.

+ Bạn nên lưu file của mình ở định dạng PDF để hạn chế những rủi rõ về lỗi định dạng, phông chữ có thể xay ra trong quá trinh gửi/nhận mail cho đối phương, khiến cho thư xin việc của bạn không gây được thiện cảm tốt với người đọc. 

Đối với những bạn chưa có kinh nghiệm viết thư xin việc và lần đầu tìm kiếm việc làm có thể đánh đồng thư xin việc và sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên đây là một trong nhưng quan điểm sai lầm hoàn toàn bạn nhé. Cover letter với bản chất là một bức thư do chính tay bạn soạn thảo để gửi tới nhà tuyển dụng thể hiện mong muốn và khao khát công việc ở vị trí mà bạn ứng tuyển vào như thế nào, nó chính là nhiệt huyết, hoài bão và đam mê bạn thể hiện trong đó, chứ không phải là bản kiến nghị hya thắc mắc về nất cứ một vấn đề nào khác liên quan đến chế độ lương thưởng hay chính sách đãi ngộ mà công ty dành cho ứng viên cả. 

Đối với cover letter bạn nên trình bày trong đó bao gồm một số kỹ năng nổi bật, đặc điểm và kinh nghiệm chính được trình bày trong bản sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên nếu bạn sao chép y nguyên nội dung từ CV để ấn vào thư xin việc thì chắc chắn một điều rằng bạn đã cho mình một cơ hội sớm bị loại hơn những đối thủ khác đang cùng cạnh tranh gay gắt với bạn. Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy như họ đang lãng phí thời gian khi phải đọc qua những điều cứ na ná tương tự dập khuôn nhau trên cả thư xin việc và CV của bạn. 

Thư xin việc không chỉ là cơ hội để bạn thể hiện rằng bạn có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành được công việc hiệu quả mà đó còn là nơi để bạn có thể bộc lộ niềm đam mê, mong muốn, sự thu hút và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của bản thân bạn khi ứng tuyển vào công việc này như thế nào. Đối với những người mới việc viết thư xin việc có thể coi là một việc khá khó khăn và mới mẻ dành cho họ trong quá trình xin việc làm.

Những lưu ý khi bạn viết cover letter:

- Thời gian cho bạn chuẩn bị viết một cover letter là khoảng từ một đến 2 tháng

- Mẫu thư xin việc cơ bản thường bắt đầu với tiêu đề chính và kết thúc bằng tên của bạn có kèm chữ ký

- Độ dài phù hợp chỉ nên ở khoảng vừa vặn một trang giấy. (3/4 trang giấy)

- Sử dụng ngôn từ đơn giản, diễn đạt rõ nghĩa, câu văn rõ ràng, không được phép có sai sót về lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ khiến bạn có được điểm cộng một cách dễ dàng. 

- Copy&paste: đối với các mẫu thư có sẵn ở trên mạng bạn chỉ nên sử dụng chúng để tham khảo và bạn cần phải biết rằng những nhà tuyển dụng đã quá quen với hàng trăm nghìn mẫu thư xin việc rồi nên bạn không qua mắt được họ đâu. 

- Tạo ấn tượng bằng cách bắt đầu thư với một hoặc nhiều yếu tố thú vị, gây tò mò, thách thức để lôi cuốn người đọc phải tìm hiểu thêm về bạn. Đâu là những điểm mạnh và nổi bật nhất của bạn để bạn có thể đánh úp ngay từ đầu, tạo đà cho các nội dung ở phía sau.

Với những nghiên cứu và tổng hợp những kinh nghiệm về cách viết cover letter như trên đây, các bạn có thể tham khảo để bước đầu hình dung và định hướng cho mình cách viết thư xin việc phù hợp với vị trí mà bạn đang mong muốn ứng tuyển nhất, để từ đó không còn lo lắng trong vấn đề không hiểu cover letter là gì, cách thể hiện chúng như thế nào để thuyết phục nhà tuyển dụng. Bạn chỉ cần dành một chút thời gian để tìm kiếm và tham khảo thêm một số thông tin là có thể nhanh chóng hoàn thiện cover letter cho mình rồi. Chúc các bạn sớm tìm được công việc ưng ý và thành công trong cuộc sống!